Partecipare a una fiera: guida per aziende

7 cose (più una) da non trascurare

Avete mai immaginato di portare la vostra azienda su un palcoscenico internazionale? Avete mai pensato di allestire uno stand curando ogni dettaglio, dalla promozione alla logistica? Vi siete mai destreggiati tra montatori, designer e la temibile burocrazia?

Noi no. Almeno, non fino a quest’anno. Poi, abbiamo deciso di partecipare a SPS Italia, la fiera dedicata all’industria intelligente, digitale e sostenibile, che si è tenuta a fine maggio a Parma. Diciamo che l’esperienza non ci ha lasciati indifferenti: è stata un’avventura intensa e ricca di sorprese, che ci ha insegnato moltissimo.

In questo blog post vogliamo condividere con voi alcune riflessioni che potrebbero essere utili a chi si avvicina per la prima volta a questo mondo affascinante. Ecco le 7 cose (più una) da non trascurare quando parteciperete a una fiera internazionale con il vostro stand aziendale.

1. Brief: cosa, come e a chi comunicare

Un buon brief  – cioè un documento che riassuma le ricerche fatte e gli obiettivi di una campagna di marketing – è il fondamento di una comunicazione efficace e di un’organizzazione efficiente. Il nostro consiglio è di redigerne uno chiaro e completo, che delinei cosa volete comunicare, come intendete farlo e a chi è destinato il vostro messaggio.

Il brief dovrebbe includere:

• Obiettivi principali: Quali sono i vostri obiettivi principali per la fiera? Che si tratti di generare contatti, aumentare la visibilità del brand o lanciare un nuovo prodotto, stabilite delle mete chiare.
• Messaggi chiave: Definite i messaggi principali che desiderate trasmettere, coerenti con la vostra brand identity.
• Target audience: Identificare il profilo del vostro pubblico “tipo” vi aiuterà sia a capire se coincide con quello dei visitatori della fiera (dovrebbe! Almeno in gran parte), sia a  modellare la vostra comunicazione in maniera più efficace.
• Strategie di comunicazione: Dettagliate i canali e gli strumenti che utilizzerete per comunicare la vostra partecipazione alla fiera. Questo può includere e-mail mirate, materiali promozionali, social media e presentazioni.

2. Stand: pianificate attentamente la vostra posizione

Individuate attentamente il padiglione dove collocare il vostro stand e scegliete una posizione centrale all’interno di esso: dove si trova lo stand può fare una grande differenza nella quantità e nella qualità dei visitatori che attirerete. 

• Visibilità strategica: Se e quando è possibile, optate per una posizione centrale o in un’area ad alto traffico. Le posizioni centrali permettono di essere visti da visitatori che provengono da diverse direzioni, aumentando le probabilità di attirare l’attenzione di un numero maggiore di persone.
• Insegne e altezza: Assicuratevi che il vostro stand sia facilmente individuabile. Uno stand più alto o dotato di un’insegna visibile dall’alto è più facile da individuare anche da lontano. Utilizzate anche grafiche e luci per rendere il vostro stand riconoscibile. 
• Prossimità a stand rilevanti: Analizzate chi sono gli espositori vicini al vostro stand. Se i vicini attirano un pubblico simile al vostro, potreste beneficiare del loro flusso di visitatori. Essere vicini a stand di aziende complementari o di settori affini può creare sinergie vantaggiose.
• Accessibilità e flusso di traffico: Valutate anche l’accessibilità del vostro stand. Posizionarsi vicino a entrate, uscite, aree di ristoro o punti di interesse potrebbe aumentare il flusso di visitatori. Considerate il percorso tipico che un visitatore potrebbe fare all’interno della fiera e cercate di posizionarvi lungo questo tragitto.

In definitiva, una posizione strategica non solo aumenta la visibilità del vostro stand, ma può anche incrementare significativamente il numero di visitatori interessati.

3. Tempistiche: Pianificate tutto per tempo

La chiave per una partecipazione di successo a una fiera è una pianificazione anticipata e ben strutturata. Ecco alcuni suggerimenti per gestire al meglio le tempistiche:

• Iniziate presto: La pianificazione dovrebbe iniziare non appena termina l’edizione precedente della fiera. Questo vi dà un anno intero per organizzare tutto nei minimi dettagli, evitando così la fretta dell’ultimo minuto.
• Prenotate l’hotel prima possibile: Ricordate che non sarete gli unici a partecipare alla fiera. Più tardi fisserete l’alloggio (hotel o appartamento condiviso, a seconda dei casi), meno scelta avrete e maggiori saranno i costi. Se non avete ancora grandi certezze su chi parteciperà, magari scegliete qualcosa con cancellazione gratuita, ma non aspettate di certo l’ultimo momento!
• Definite una timeline dettagliata: Create una timeline che includa tutte le scadenze principali, come la prenotazione dello spazio espositivo, la progettazione e produzione dello stand, la presentazione del progetto per l’approvazione, la creazione di materiali promozionali e la pianificazione delle campagne di marketing. Assicuratevi di aggiornare la timeline regolarmente e di adattarla alle circostanze.
• Gestione degli imprevisti: Lasciate sempre spazio e tempo per gli imprevisti. Anche con la migliore pianificazione, qualcosa andrà storto. 
• Coinvolgimento dei fornitori: Coordinatevi con i fornitori (designer, allestitori, agenzie di comunicazione, ecc.) con largo anticipo. Condividete con loro la vostra timeline e assicuratevi che comprendano le vostre scadenze. Monitorate regolarmente il loro progresso per evitare sorprese.
• Promemoria e controlli regolari: Organizzate riunioni regolari con il vostro team per rivedere lo stato di avanzamento lavori e risolvere eventuali problemi. Utilizzate strumenti di gestione dei progetti per tenere traccia di tutte le attività e scadenze.

Pianificare tutto per tempo non solo riduce lo stress, ma permette anche di gestire meglio le risorse e di garantire che ogni dettaglio sia curato. Una preparazione anticipata vi offre il vantaggio di affrontare con calma qualsiasi imprevisto, assicurando una partecipazione alla fiera senza troppi intoppi.

4. Logistica: Organizzatevi con precisione

La logistica è uno degli aspetti cruciali per garantire che tutto il materiale necessario arrivi in tempo e in perfette condizioni. Noi ci siamo organizzati così:

• Foglio di calcolo dettagliato: Create un foglio di calcolo che includa un elenco completo di tutto ciò che dovete portare alla fiera. Questo elenco dovrebbe essere dettagliato e suddiviso per categorie (materiale promozionale, attrezzature tecniche, arredi dello stand, ecc.). Includete delle caselle da spuntare ogni volta che inserite del materiale in un pacco, in modo da avere un controllo preciso di ciò che è stato imballato.
• Numerazione dei pacchi: Prevedete una colonna nel foglio di calcolo per il numero del pacco. Assegnate un numero a ogni pacco e registrate i contenuti corrispondenti. Questo vi aiuterà a tracciare facilmente ogni pacco e a sapere esattamente dove si trova ogni oggetto.
• Etichette sui pacchi: Ogni pacco dovrebbe avere un’etichetta esterna con l’elenco dettagliato del materiale contenuto. Questo rende più facile identificare rapidamente il contenuto senza dover aprire ogni scatola. Inoltre, aiuta a evitare errori di imballaggio e facilita il lavoro durante l’allestimento dello stand.
• Duplicazione delle liste: Stampate una copia del foglio di calcolo e delle etichette per tenerle con voi durante il viaggio e l’allestimento. In questo modo, potrete confrontare facilmente ciò che è stato spedito con ciò che arriva effettivamente sul posto.
• Pianificazione del trasporto: Coordinatevi con i trasportatori (ditta esterna o anche vostri colleghi) per assicurare che tutto il materiale arrivi in tempo. Prevedete dei tempi di consegna che tengano conto di possibili ritardi e imprevisti.

Seguendo questi passaggi, potrete gestire la logistica in modo efficiente e organizzato, minimizzando il rischio di dimenticare qualcosa di importante. Una buona gestione logistica garantisce che tutto il necessario sia a portata di mano e pronto per essere utilizzato, rendendo più semplice l’allestimento dello stand.

5. Team: Gestione e comunicazione efficace 

La gestione del team è cruciale per il successo della partecipazione alla fiera. Ecco come abbiamo organizzato il team che ha preparato la fiera che ha presenziato allo stand:

• Divisione dei compiti: Assegnate ruoli e responsabilità chiare a ciascun membro del team (e anche ai collaboratori esterni). Definite chi si occuperà della progettazione dello stand, chi della logistica, chi del marketing e della comunicazione e chi sarà presente allo stand durante la fiera. Assicuratevi che ogni membro sappia esattamente cosa ci si aspetta da lui o lei.
• Pianificazione delle riunioni: Organizzate riunioni periodiche per garantire una buona comunicazione fra le persone, discutere lo stato di avanzamento delle attività, risolvere eventuali problemi e assicurarsi che tutti siano allineati.
• Utilizzo delle chat di gruppo: Le chat di gruppo sono uno strumento molto utile per condividere aggiornamenti in tempo reale e raccogliere riflessioni. Creare un gruppo su una piattaforma di messaggistica (come WhatsApp o Slack) permette di mantenere tutti informati e di risolvere rapidamente eventuali questioni.
• Documentazione e condivisione delle informazioni: Utilizzate strumenti di condivisione documenti (come Google Drive o Dropbox) per raccogliere e condividere tutte le informazioni importanti. Questo include il brief, la timeline, le liste di materiali, i piani di allestimento e qualsiasi altra documentazione rilevante, e assicuratevi che tutti abbiano accesso.
• Formazione del personale: Prima dell’inizio della fiera, organizzate sessioni di formazione per il personale che presenzierà allo stand. Assicuratevi che siano ben informati sui prodotti o servizi che presenterete, sui messaggi chiave da comunicare e su come interagire con i visitatori, magari anche scrivendo un documento con queste informazioni.
• Feedback e miglioramento continuo: Dopo ogni riunione o sessione di lavoro, raccogliete feedback dai membri del team. Questo vi aiuterà a identificare eventuali aree di miglioramento e ad apportare le necessarie modifiche per garantire il successo dell’evento.

Una buona gestione del team e una comunicazione efficace sono essenziali per garantire che tutto proceda senza intoppi. Quando tutti lavorano in sinergia e sono ben informati, aumentano le probabilità di successo.

6. Comfort: Rendete lo stand accogliente e funzionale

Durante i giorni della fiera, lo stand diventerà la vostra casa e il vostro luogo di lavoro. Garantire il comfort del team e dei visitatori è essenziale per mantenere un’atmosfera positiva e produttiva. 

• Beni di conforto: Assicuratevi di avere una scorta adeguata di acqua e bibite per il team. Prevedete anche qualche snack salutare per ricaricare le energie durante le pause e magari affittate una macchinetta del caffè e un piccolo frigorifero.  
• Sedie confortevoli: Evitate sgabelli scomodi che possono diventare fastidiosi dopo poche ore. Investite in sedie confortevoli per il team, che permettano di lavorare in condizioni ottimali per tutta la giornata, o anche per i potenziali clienti che magari passeranno del tempo seduti a parlare con voi. Sedie comode possono fare la differenza nel mantenere alto il morale e la produttività.
• Spazi per il riposo: Se possibile, create un’area riservata al riposo – come un piccolo ripostiglio – dietro lo stand. Un luogo dove il team possa mangiare (non è bello  rilassarsi e ricaricarsi durante le pause è molto utile.
• Spazio di lavoro: Mantenete lo spazio di lavoro ordinato e ben organizzato. Un ambiente pulito e ordinato contribuisce a ridurre lo stress e a migliorare l’efficienza del team.
• Accesso alle informazioni: Assicuratevi che il team abbia facile accesso a tutte le informazioni necessarie, come orari delle presentazioni, dettagli sui prodotti, e informazioni sui visitatori importanti. Questo riduce la necessità di spostamenti e facilita la gestione delle attività.

Creare un ambiente confortevole e funzionale non solo migliora l’esperienza del team, ma rende anche il vostro stand più accogliente per i visitatori. Quando il team è a proprio agio, può concentrarsi meglio sulle interazioni con i clienti, contribuendo al successo complessivo della vostra partecipazione alla fiera.

7. Post mortem: Analisi e miglioramento continuo

Organizzate un incontro post-mortem, ovvero una riunione alla quale partecipano tutte le persone coinvolte nell’evento, per raccogliere informazioni rilevanti e valutare i diversi aspetti della fiera appena conclusa. Durante questo processo, analizzerete ciò che è andato bene e ciò che invece necessita di miglioramento, al fine di trarre insegnamenti utili per i futuri eventi. Questo è fondamentale per valutare l’efficacia della vostra partecipazione alla fiera e per identificare aree di miglioramento. Ecco come procedere:

• Incontro post-mortem: Pianificate un post-mortem subito dopo la fine della fiera, invitando tutti coloro che hanno partecipato all’organizzazione dell’evento e chi ha presidiato lo stand. È importante che la riunione avvenga a breve distanza dalla fine della fiera, quando i dettagli sono ancora freschi nella memoria di tutti.
• Documento di feedback: Prima della fiera, create un documento vuoto da condividere con tutto il team. Questo documento dovrebbe essere strutturato per raccogliere feedback – cioè giudizi a posteriori – su vari aspetti, come la logistica, la comunicazione, l’allestimento dello stand, l’interazione con i visitatori, ecc. Incoraggiate il team a prendere appunti durante la fiera, segnando ciò che funziona bene e ciò che potrebbe essere migliorato.
• Discussione dei punti di forza e delle aree di miglioramento: Durante l’incontro, esaminate il documento di feedback e discutete insieme le esperienze. Elencate chiaramente le cose che sono andate bene, evidenziando le strategie e le pratiche che hanno funzionato. Allo stesso modo, identificate le aree di miglioramento, analizzando i problemi riscontrati e proponendo soluzioni.
• Coinvolgimento di tutti: Assicuratevi che tutti i partecipanti abbiano la possibilità di esprimere le loro opinioni e di condividere le loro esperienze. Ogni membro del team può offrire prospettive uniche e suggerimenti preziosi.
• Documentazione e azioni future: Consolidate tutto il feedback raccolto in un documento finale. Questo documento servirà come guida per la pianificazione delle future partecipazioni a fiere, aiutandovi a replicare i successi e a evitare gli errori passati. Stabilite anche azioni concrete e responsabili per implementare i miglioramenti necessari.

Un incontro post-mortem ben organizzato non solo permette di riflettere sulle esperienze passate, ma costituisce anche una base solida per il successo delle future partecipazioni fieristiche. Il feedback costruttivo e l’implementazione delle lezioni apprese vi aiuteranno a crescere e a migliorare costantemente.

 8. Budget: Su cosa investire

Se avete notato, tra i vari punti, non abbiamo ancora parlato del budget.

Il budget è sempre un argomento delicato perché ogni azienda ha risorse diverse e, quando si tratta di partecipare a una fiera internazionale come SPS Italia, potenzialmente non ci sono limiti: è possibile spendere da 1 a 100, a seconda delle scelte fatte e di quanto ci si fa prendere la mano. Una cosa è certa: senza una pianificazione accurata, si rischia di perdere il controllo.

• Fissare un range: Il nostro consiglio è di stabilire un range di spesa piuttosto che un tetto massimo fisso. Questo perché ogni aspetto della partecipazione ha un costo, inclusi quelli più minuti che spesso vengono trascurati, come la connessione internet o la pulizia dello stand a fine giornata. Stabilire un range permette di avere una maggiore flessibilità e di gestire meglio eventuali spese impreviste.
• Monitorare periodicamente il budget: Dato che le spese tendono a lievitare a causa di costi non previsti, è fondamentale tenere sotto controllo il budget e aggiornarlo periodicamente. Questo aiuta a evitare sorprese e a mantenere le finanze sotto controllo.
• Puntare su poche cose essenziali: Essendo alla nostra prima partecipazione, abbiamo deciso di adottare un approccio cauto e strategico, concentrando gli investimenti su pochi elementi fondamentali. Per esempio, abbiamo scelto uno spazio espositivo molto ampio (36mq) e libero su tre lati. Inoltre, abbiamo deciso di non optare per uno stand preallestito, ma abbiamo deciso di investire la maggior parte dei budget in uno personalizzato, affidandoci a un designer per un progetto efficace ed attrattivo. 
• Fare delle rinunce strategiche: Per contenere altri costi significativi, abbiamo rinunciato ad alcuni elementi, come l’insegna in alto. Oltre al costo di realizzazione, anche l’installazione di strutture sospese comporta spese elevate.

In questo modo, ci pare di aver trovato un equilibrio tra qualità e spesa, garantendo una presenza efficace e professionale alla fiera.

Cosa abbiamo imparato

Partecipare a una fiera come SPS Italia con il proprio stand aziendale può essere un’esperienza straordinaria, ma richiede una pianificazione accurata e una gestione attenta di dettagli e costi, nulla può essere lasciato al caso. Seguendo questi  passi – dalla redazione di un brief dettagliato alla gestione post-mortem – siamo tornati da Parma soddisfatti per il nostro lavoro e per i risultati ottenuti. 

Abbiamo imparato che ogni dettaglio conta: una buona organizzazione, un team ben coordinato e un ambiente confortevole non solo migliorano l’esperienza per voi e per i vostri visitatori, ma possono fare la differenza tra una mera presenza e una partecipazione proficua e gratificante.