Onboarding in Develer: una promessa mantenuta

Intervista con Claudia Cimino, People&Culture Manager

Alessia: L’ospite di oggi è Claudia, per parlare di onboarding. Ciao Claudia!

Claudia: Ciao Alessia!

Alessia: Perché è importante l’onboarding, cioè il primo giorno di lavoro?

Claudia: Inizierei col dire che l’onboarding è più un processo che solo un primo giorno di lavoro; quindi sarebbe bene riuscire a considerarlo non esclusivamente come un caloroso benvenuto, ma come un qualcosa di più strutturato, che in realtà parte molto prima, da quando la nuova persona firma la lettera preassuntiva e andrebbe a terminare qualche settimana o qualche mese dopo l’ingresso. Quindi no, non è solo il famoso primo giorno in azienda.

Alessia: Una volta mi dicesti una bella frase: “l’onboarding è una promessa mantenuta”.

Claudia: Sì, è vero. Com’è che si dice? Non c’è una seconda occasione per fare una buona prima impressione. Si gioca tutto lì, nei primi giorni e nelle prime settimane. Ed è l’occasione che ha l’azienda per poter dimostrare che tutto ciò che aveva promesso durante le fasi di selezione – e quindi durante tutto il processo di recruiting – è vero e vede riscontro nella realtà.

È importante che la persona riesca a percepire che la cultura, l’ambiente e il mood aziendale corrispondano realmente a ciò che aveva recepito durante il processo di selezione e durante tutti i momenti di incontro che quella persona avrà avuto, anche prima, grazie alla comunicazione esterna e alle attività di Employer Branding che l’azienda ha potenzialmente messo in atto per poterla attrarre. É veramente la possibilità che ha l’azienda di poter mantenere la promessa fatta durante queste prime fasi, prima dell’ingaggio ufficiale.

Alessia: Ma è una cosa di cui ti occupi soltanto tu delle Risorse Umane o coinvolge anche altri attori? 

Claudia: Ti ringrazio per questa domanda perché penso sia realmente importante. Il processo di onboarding è sicuramente un processo in capo alla funzione HR. Le risorse umane rivestono un ruolo fondamentale perché coordinano tutto il processo, conoscendo i bisogni sia dell’azienda sia della nuova persona che sta entrando.
Nonostante ciò, però, l’onboarding è un processo che vede coinvolte anche tante altre aree aziendali. Per esempio il Marketing, così come anche il reparto IT, oppure il responsabile della gestione dell’ufficio e il responsabile del team in cui il nuovo assunto – o la nuova assunta – entrerà a lavorare.
È un vero e proprio processo corale, che vede coinvolte tante persone che si mobilitano per fare ognuna la propria parte nell’accogliere al meglio il nuovo collega o la nuova collega. 

Alessia: Quindi entriamo un po’ più nel dettaglio. Esattamente quali sono gli scopi dell’onboarding? 

Claudia: Proprio perché, come abbiamo detto poc’anzi, l’onboarding è un processo più che un’unica prima giornata, in Develer abbiamo letto, studiato tanto e attinto anche alle esperienze precedenti, e abbiamo capito che è molto importante rispondere a quattro scopi fondamentali: coinvolgere, informare, integrare e formare.

Alessia: Ci spieghi come funziona?

Claudia: A partire da quando la persona firma la lettera preassuntiva a quando entra il primo giorno fino poi a quando continua il suo viaggio in azienda, in Develer mobilitiamo tutta una serie di persone e di reparti aziendali in cui ognuno, con il proprio compito e con la propria competenza, riveste un ruolo nell’accogliere il nuovo develeriano o la nuova develeriana. 
Quindi il primo punto che noi cerchiamo di portare avanti è proprio quello di riuscire a coinvolgere sia i futuri colleghi che la persona stessa. 

Alessia: Tra quelle coinvolte, mi pare che una figura fondamentale sia quella del Buddy.

Claudia: In Develer, per poter portare avanti questo processo al meglio abbiamo creato un team che si occupa di onboarding e che supporta me, l’HR, in tutto il processo. In questo team, ad oggi, ci sono Massimiliano, Giorgio e Giuseppe che mi aiutano in tutta la gestione oltre, come dicevo poc’anzi, a tutti gli altri reparti aziendali che comunque rivestono un ruolo molto importante.

Faccio questa premessa per dire che i ragazzi di questo team, oltre ad occuparsi di progetti e sviluppo software, lavorano anche con me a tutto il processo per l’assunzione dei nuovi colleghi e, inoltre, si occupano anche di supportarli nel loro inserimento in azienda.

E sono proprio quelli che noi chiamiamo i Buddy. Il Buddy che cos’è? È un collega, solitamente coetaneo rispetto alla persona che sta entrando, che ha il compito di fare da ambassador interno e che possa fare da spalla al nuovo arrivato per la gestione di tutte le novità che incontrerà.
Solitamente è un buon comunicatore, empatico, ha una visione molto positiva dell’azienda e del suo lavoro, e quindi riesce a trasferire al meglio la cultura e il mood aziendale a una persona che sta muovendo i primi passi e che deve entrare nel vivo delle dinamiche, dei processi e dei linguaggi.

Alessia: Quindi magari ti aiuta anche a scaricare le ore oppure ti suggerisce cosa prendere al ristorante? 

Claudia: Assolutamente. Diciamo che il Buddy è veramente una spalla che ha lo scopo di aiutare la persona ad integrarsi al meglio. A partire da informazioni di carattere generale, tipo qual è la storia di Develer o quali sono le business unit, fino a informazioni di carattere più tecnico: è proprio un supporto su tutti quelli che sono i processi aziendali che la persona nuova ancora non conosce. 

Alessia: Immagino che faciliti anche un po’ il rapporto tra colleghi, introducendo e presentando la persona.

Claudia: Assolutamente sì.
Si preoccupa di capire se il nuovo entrato o la nuova entrata siano stati coinvolti anche in pause caffè, aperitivi o eventi aziendali di altra natura (conferenze, workshop, cene, etc). In tutti questi momenti di interazione, è un confronto e un aiuto per non sentirsi soli in un contesto che ancora non si conosce.

Alessia: Tu hai detto che ci sono quattro scopi dell’onboarding. Il primo era coinvolgere e immagino che già il Buddy risponda a questo obiettivo. C’è qualcos’altro che facciamo per coinvolgere le persone appena arrivate qui in azienda?

Claudia: Ci siamo dati l’obiettivo di riuscire a coinvolgere la persona ancor prima del suo ingresso in azienda, quindi abbiamo cercato di mettere su delle attività che inizino già dalla firma della lettera preassuntiva.
Un esempio su tutti è la newsletter del nuovo develeriano: abbiamo pensato una serie di mail e iniziative, con l’obiettivo di farlo sentire parte dell’azienda ancor prima di esserlo. Abbiamo istituito dei momenti di feedback strutturati, dopo l’ingresso in azienda, e infine abbiamo anche creato un vero e proprio gioco per conoscere Develer al meglio attraverso una serie di domande, le cui risposte possono essere cercate all’interno dei nostri documenti, sul wiki o parlando con i colleghi.

Alessia: E questo era il l’obiettivo del coinvolgere dell’onboarding. Poi avevi detto che un altro obiettivo era informare. Come lo decliniamo? 

Claudia: Da questo punto di vista, ci siamo dati uno scopo importante, che è quello di riuscire a tenere informata la persona sempre, durante tutto il processo.
Abbiamo quindi cercato, insieme al team marketing, di mettere su una serie di informazioni in “pillole”, diluite nel tempo, per tenerla sempre informata sulle iniziative aziendali o per fornire le informazioni più importanti. Sappiamo tutti che i primi giorni sono molto difficili: quando si entra in azienda, si è sempre travolti da un mare di informazioni, da nuove dinamiche, nuovi processi, nuovi colleghi, è un mondo tutto nuovo.
Riuscire, attraverso un supporto ben strutturato, ad aiutare la persona a districarsi in questo mare di informazioni è sicuramente uno scopo che ci siamo dati e che pensiamo possa essere utile per far sì che la persona abbia un’esperienza quanto più positiva e piacevole, ma soprattutto utile al suo inserimento in azienda.

Alessia: Adesso capisco perché dicevi che ci sono tante persone coinvolte: perché sono veramente tante cose da fare!

Claudia: Eh sì, assolutamente. A volte l’onboarding potrebbe essere sottovalutato, a uno sguardo superficiale potrebbe sembrare “una perdita di tempo”, perché si ritiene che è sufficiente riuscire a far avere la scrivania, il computer o il telefono fin dal primo giorno. In realtà non è proprio così. È un processo molto delicato, che va strutturato bene, dove è importante non lasciare nulla al caso perchè fa sì che la persona possa essere fidelizzata e che si parta con il piede giusto.

Alessia: Torniamo agli obiettivi. Quindi abbiamo detto coinvolgere, informare… arriviamo a integrare. 

Claudia: Anche su questo punto abbiamo lavorato molto, sia con i vari reparti aziendali che con il team onboarding.
Nello specifico, con una serie di iniziative che possano aiutare la persona a conoscere nel più breve tempo possibile i suoi colleghi. Non sempre è facile, ancora di più oggi che non lavoriamo quotidianamente in presenza e abbiamo anche la possibilità dello smart working. Però proviamo comunque a mettere su iniziative per poter agevolare questa parte, a partire da pause caffè in presenza o anche virtuali (abbiamo anche un canale su Slack per agevolare la comunicazione) o anche attraverso aperitivi, cene, barbecue. Cerchiamo di inventare e di tenere vivi i momenti di contatto tra colleghi, per far sì che ci si possa conoscere e integrare in un contesto nuovo.

Alessia: Arriviamo così all’ultimo punto, la formazione. Sì, cosa c’entra l’onboarding con la formazione? 

Claudia: Anche in questo caso è molto importante che il processo di formazione parta fin da subito. Per formazione non intendiamo solo formazione tecnica, ma anche formazione di contesto. È giusto che la persona riesca ad avere fin dai primissimi giorni il giusto supporto su quello che è il contesto e il business in cui è entrata, che riesca a capire quali sono le dinamiche, i processi o anche la terminologia legate al business di cui è parte. Per esempio, in Develer abbiamo due business unit, quindi è importante che la persona capisca realmente quali sono le dinamiche di una business unit piuttosto che dell’altra, quali sono i team e, di conseguenza, qual è il contesto in cui dovrà andare a lavorare.
Questa attività è spostata maggiormente in capo al responsabile del team, che sia il tech leader o il project manager, che ha quindi la responsabilità di supportare la nuova persona, di darle la giusta formazione per poter svolgere il proprio lavoro, entrare quanto prima nelle dinamiche e poter iniziare a dare valore in azienda nel più breve tempo possibile.

Alessia: Ormai questo processo di onboarding così strutturato è un po’ che lo mettiamo in atto. Che feedback danno le persone che ne sono state parte? 

Claudia: Per noi è molto importante riuscire a capire qual è il riscontro delle nuove persone che inseriamo. Proprio per questo abbiamo un sistema di feedback, con un questionario che sottoponiamo dopo un mese o due dall’ingresso. 
Solitamente i feedback che riceviamo sono piuttosto positivi, quindi il processo sta andando abbastanza bene. È ovvio, come è giusto che sia, che ci siano comunque delle aree di miglioramento; con il team cerchiamo di analizzare puntualmente tutto ciò che ci viene detto, per cercare di far avere un’esperienza quanto più positiva possibile alle nuove persone che entreranno, in un processo di miglioramento continuo.
Per noi è importante capire dove possiamo affinare determinate attività, sostituire piuttosto che migliorarne delle altre, e cercare di far avere ai nuovi develeriani o alle nuove develeriane un’esperienza di inserimento in azienda positiva.

Alessia: Claudia, davvero l’ultima domanda. Visto che tu lavori nelle risorse umane da tanti anni e ti occupi di queste attività, hai un consiglio da dare alle aziende in generale sull’onboarding? 

Claudia: Probabilmente forse un po’ mi ripeterò, ma sentirei di dire di non sottovalutare questo processo. L’onboarding è veramente il biglietto da visita che ha l’azienda per le sue nuove persone, è un processo delicato in cui è bene non lasciare nulla in sospeso o al caso. È il momento giusto per far sì che le persone riescano a dire a se stesse: “Ok, ho fatto la scelta giusta”. Tra l’altro, noi siamo anche in un mercato competitivo, perché il mondo dello sviluppo software oggi è veramente tanto, tanto veloce e competitivo. Quindi è davvero importante in questo business, ma così come negli altri, riuscire a fornire un’esperienza di inserimento in ingresso utile, piacevole e soprattutto coerente con ciò che era stato detto durante le fasi di selezione. 
Io consiglierei, quindi, di prendersi un po’ di tempo per capire come strutturarlo al meglio, anche con poche attività, in base a quella che è la propria cultura aziendale e a quelle che sono le esigenze delle persone che stanno entrando in azienda. Riuscire a far avere “un’esperienza wow” ai nuovi entrati, così da partire con il piede giusto e quindi…

Alessia: …mantenere la famosa promessa fatta all’inizio!

Claudia: Esatto! Assolutamente sì!

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