Nello scenario di questi giorni, in cui l’intera Italia è sostanzialmente in quarantena, molte persone si sono ritrovate per la prima volta a lavorare in modo continuativo da remoto (pratica che in Italia è chiamata “smart working”, buffo inglesismo considerando che è una locuzione che si usa solo qui da noi).
Questo include anche molte aziende digitali simili alla nostra, cioè startup, software house o agenzie di design, che usano già strumenti 100% online e facilmente remotizzabili, ma che magari hanno sempre preferito il lavoro in ufficio per facilitare la comunicazione all’interno del team e creare lo spirito di squadra.
Develer ha sempre consentito il lavoro remoto in modo occasionale, con l’eccezione di qualche persona che lavora in modalità 100% remota, per cui ci troviamo anche noi per la prima volta ad affrontare una situazione simile. In questo decalogo, ho voluto raccogliere alcune best practice che abbiamo iniziato a mettere in pratica, frutto dei nostri esperimenti negli anni passati, che spero possano essere utili a tutti. Non mi focalizzerò su specifici tool o strumenti, ma solo su comportamenti e piccoli trucchi da seguire che possano facilitare questo improvviso cambio al modo di vivere la propria vita.
- Separa il tuo spazio familiare da quello di lavoro
Spesso nell’immaginario collettivo, il lavoro da casa è associato a persone distese sul divano, col laptop appoggiato in grembo e la tazza di caffè. Niente di più distante dalla realtà! È importante costruirsi all’interno della propria casa una stanza ufficio (se avete lo spazio), o almeno un angolo ufficio in una stanza. La cosa migliore è avere una porta chiusa che vi separi dai familiari, quando siete a lavoro. Se avete figli piccoli, insegnate loro che quando siete in quella stanza con la porta chiusa, siete “andati a lavoro”.
Da una parte questo ovviamente aiuta molto a concentrarsi, perché i vostri familiari impareranno a rispettare la vostra necessaria concentrazione. Ma forse più importante, questa separazione aiuterà voi stessi a creare uno stacco mentale tra vita lavorativa e vita familiare. Dovete infatti evitare che il lavoro diventi la vostra vita, e creare questi spazi e barriere è il modo più facile per recuperare quel bilanciamento tra vita lavorativa e personale necessario anche quando si lavora a casa. - Comportati come se andassi a lavoro ogni giorno
La routine quotidiana, fatta di orari spesso molto precisi, ritmi e spostamenti è alla base di una vita ben organizzata e di un’attività lavorativa proficua. Non perdere queste abitudini solo perché lavori da casa: cerca di mantenere gli stessi orari che avevi andando in ufficio. Stessa sveglia, stessa colazione magari un po’ affrettata, vestiti e truccati esattamente come faresti ogni giorno per uscire, entra nel tuo ufficio e chiudi la porta. Rispetta gli orari delle pause che sei abituato a prenderti (per esempio la pausa pranzo), e soprattutto decidi l’orario di fine lavoro e chiudi il computer, esattamente come quando usciresti dall’ufficio alla sera. Tieni lo stesso ritmo che avevi: non allentare la presa ingranando la mattina un po’ alla volta mentre chiacchieri con il partner, o staccando la sera molto tardi inframezzando a cucinare la cena. Magari un giorno o due lo troverai anche divertente e utile, ma alla lunga non riuscirai più a tenere questo ritmo e ti sembrerà di non avere più tempo per te.
- Spegni le distrazioni digitali (e analogiche!)
È incredibile come il nostro cervello reagisca agli stimoli anche in base alle abitudini, inclusa quella del luogo dove ci troviamo. Lavorando da casa, ti accorgerai come è difficile restare concentrati: sentirai ogni trillo del microonde, ogni gatto che miagola sul davanzale, ogni clacson per strada, ogni TV accesa con un telegiornale, ogni notifica di Facebook. Questo perché siamo abituati a dover reagire a questi stimoli quando siamo a casa, mentre a lavoro abbiamo imparato anni fa a ignorare i rumori di fondo di quell’ambiente, spesso completamente diversi.
È per questo che, lavorando da casa, serve molto più rigore nello spegnere le distrazioni, per restare concentrati: quando inizi a lavorare assicurati di farlo per quanto possibile con le finestre chiuse, spegnendo tutte le notifiche che non siano di lavoro, e chiedendo anche ai tuoi familiari magari di tenere basso il volume della TV, se il rumore ti arriva alle orecchie. Usa della musica in cuffia se utile a isolarti ulteriormente.
Poiché molte persone si trovano ad usare un PC personale per lavorare, può essere utile creare un secondo account sul PC: se crei un account lavorativo, puoi configurare lì il client di posta aziendale, i sistemi di instant messaging e quanto altro necessario a lavorare. Le notifiche in quell’account saranno solo quelle lavorative, e mai inframezzate al whatsapp di tua madre, o al download su Steam completato. - Partecipa alle videocall in modo ordinato e professionale
Ti troverai inevitabilmente a partecipare a molte più videocall in una settimana di quante potresti averne fatte nell’ultimo anno! Partecipare ad una videocall è una piccola arte che dovrai affinare nel tempo.
Per cominciare, cerca di attrezzarti per avere sempre il video acceso. Poter guardare negli occhi i tuoi colleghi aiuta a mantenere un contatto umano, e alla lunga nasconderti dietro un avatar sgranato a tutto schermo può risultare freddo e impersonale. Questo richiede anche che tu sia sempre ordinato da un punto di vista estetico esattamente come quando vai al lavoro (capelli, trucco, abbigliamento), e anche questo ovviamente aiuta a mantenere quella routine casa / lavoro di cui abbiamo parlato. Apparire in pigiama spettinato in una call con i tuoi colleghi di team può essere divertente la prima volta, ma alla lunga sarà percepita come poca professionalità e poco rispetto nei confronti dei tuoi pari.
Anche da un punto di vista tecnologico, assicurati di usare sempre cuffie e microfono perché la qualità audio è nettamente migliore rispetto ad un vivavoce di un microfono integrato in un PC; avere una qualità audio perfetta è fondamentale per non affaticarsi troppo nel comprendere ciò che viene detto, per rispetto dei tuoi colleghi: lì per lì potrebbero non farci caso, ma al termine di una giornata lo sforzo di comprensione delle tue parole attraverso un vivavoce con un po’ di eco causerà loro un leggero mal di testa e stanchezza aggiuntiva. Se hai dubbi, chiedi ai tuoi colleghi un feedback sulla qualità audio che loro percepiscono. - Fai delle pause ben definite, magari in compagnia dei tuoi colleghi
Come già accennato prima, è importante darsi un orario di lavoro ben definito, non solo in termini di inizio e fine, ma anche di pausa. Troverai irresistibile, mentre sei a casa, prenderti diverse micropause frammentate nel corso della giornata per mandare la lavatrice o per dar da mangiare al gatto, ma dopo qualche giorno ti accorgerai che questo avrà avuto degli effetti sulla tua produttività e magari sarai rimasto indietro su molti tuoi task. Ricordati che la pausa non ha solo l’effetto di farti perdere 5 minuti, ma anche di interrompere flusso e concentrazione, e lasciarti spezzoni di tempo più brevi davanti nella giornata, in cui sarai meno “ambizioso” nel prendere in carico nuove attività.
Decidi in modo preciso quando hai bisogno di fare una pausa, magari anche in modo più rigido rispetto a quando sei a lavoro. E quando vai in pausa, fai pausa davvero, per ricaricarti, lontano dal computer.
Per mantenere un contatto anche umano con i tuoi colleghi, create una “stanza virtuale per le pause” con i tuoi colleghi (“coffee calls”), nel vostro software di video call, che rimanga aperta tutto il giorno, come una macchinetta del caffé virtuale. Se hai voglia di chiacchierare mentre sorseggi un caffè, entra in quella stanza e saluta i tuoi colleghi in pausa nello stesso momento. Se sei solo a casa per pranzo, puoi mangiare davanti al computer collegato in questa call e chiacchierare con i tuoi colleghi, come a mensa. Ti stupirai di quanto utile e caloroso troverai questo contatto umano quotidiano, la battuta, il sorriso che il lavoro forzato remoto ti sta togliendo. - Utilizza un software di chat professionale
Molte aziende non sono abituate ad utilizzare internamente software di chat, associando la chat a strumenti utilizzati nella vita privata come whatsapp. Altre magari già utilizzano uno strumento ma in modo superficiale e non ben integrato nel flusso di lavoro.
I software di messaggistica per ufficio come Slack, Microsoft Teams, Cisco Webex sono molto potenti e pensati esattamente per diventare lo strumento principale di comunicazione tra colleghi: sono normalmente strutturate in stanze di conversazione, dove ogni stanza rappresenta un progetto o un argomento. Le persone tipicamente possono entrare e uscire liberamente da queste stanze, e seguire quindi gli sviluppi di tutti gli argomenti. Al contrario delle email, non c’è bisogno ogni volta di ricordarsi chi mettere in copia (dimenticandosi sempre qualcuno): è sufficiente scrivere l’argomento nella stanza giusta, e chi è interessato lo leggerà (e anche in futuro, sarà sempre ricercabile e rintracciabile). Le notifiche possono essere configurate in modo molto granulare, e solo i messaggi indirizzati a te cercheranno di catturare la tua attenzione.
Se la tua azienda usa ancora Skype, forse è l’ora di aggiornarsi a qualcosa di più moderno che possa davvero gestire bene il lavoro da remoto. - Eccedi nella comunicazione
Quando si lavora da remoto, i tuoi colleghi non ti vedono, non sanno se sei seduto o no, se sei concentrato, se sei in pausa; non possono passare da te a chiederti qualcosa. E sappiamo che, per quanto sia stigmatizzato in generale disturbare le persone senza prendere un appuntamento, c’è sempre il caso in cui qualcuno si fermerà alla tua scrivania.
Se lavori da remoto, comunica il doppio o il triplo di quello che faresti normalmente. Scrivi quando inizi a lavorare, quando smetti, quando vai in pausa e quando rientri dalla pausa. Scrivi su cosa stai lavorando, scrivi se stai affrontando un problema, scrivi quando prendi in carico un task. Non farti mai problemi di “spam”: se usi un software di chat professionale, i tuoi colleghi non saranno disturbati con notifiche, e potranno invece leggere la tua nota nel momento in cui decideranno loro di aggiornarsi su cosa sta succedendo nel progetto o nel team di cui fai parte. - Non esitare a creare o accettare call
Quando si lavora in un ufficio, anche in un’azienda che ha adottato degli strumenti di messaggistica istantanea professionali, è normale, quando la chat non basta, parlare subito a voce con il collega per trovare la soluzione al problema o chiarire il dubbio. Quando lavoriamo da remoto, dovremmo fare la stessa cosa, utilizzando una call.
Puoi darti una linea guida: per esempio, ogni volta che una conversazione in chat o email supera i 4 scambi reciproci in pochi minuti, crea subito una call con la persona (o le persone coinvolte) e chiarisciti a voce. Poi però, appena hai finito, scrivi in chat la decisione presa, aggiornando così il thread a favore di tutti gli altri colleghi di team che così potranno avere un rapido riassunto e non vedere la discussione troncata a metà senza esito.
Questo vuol dire che devi essere sempre pronto a entrare in call in ogni momento: cuffia, microfono, webcam sempre configurati, accesi a pronti in pochi secondi. Questa è una regola fondamentale per il lavoro remoto: le call diventano uno strumento base come le email, e non deve esserci nessuna impedenza dovuta a problemi tecnici. - Racconta la tua giornata ad un collega
Trova un modo per raccontare ad un collega su cosa hai lavorato o i problemi che hai avuto. Lavorare da remoto alla lunga può farti sentire un po’ solo, e rendere conto solo al tuo manager in momenti prestabiliti non aiuta a creare quella connessione umana che spesso sentiamo con i nostri colleghi che ci sono seduti vicino. Fare una veloce chiacchierata di ciò che hai ottenuto in una giornata e magari del piano che hai per il giorno successivo è un ottimo modo per restare motivati e sentirsi parte di un gruppo di lavoro.
Un modo facile per fare ciò è organizzare delle standup giornaliere, come previsto da molte metodologie agile. Se nel lavoro in ufficio le standup sono già utilissime per aiutare a focalizzare le persone e sbloccarle in caso di difficoltà, nel lavoro remoto assumono anche la valenza psicologica di aumentare lo spirito di squadra e far sentire maggiormente l’obiettivo comune.
Anche se il tuo team non adotta questa metodologia, puoi comunque provare a parlare con un collega in una “coffee chat”, oppure chiamandolo 5 minuti in call, oppure anche alla fine di un meeting se è avanzato tempo. Ogni volta che lo farai, ti sentirai comunque più motivato e meno isolato. - Non dimenticarti di vivere
Lavorare da remoto in modo efficace è possibile, ma ci sono anche dei rischi. Specialmente nei primi tempi, ti potresti trovare a lavorare anche molto più del normale. Oltre a fare pause e darti un orario chiaro di fine giornata, come abbiamo detto sopra, ricordati anche che devi cercare di mantenerti attivo anche da altri punti di vista: vita sociale, attività fisica e divertimento non devono mai mancare! Quindi lavora in remoto, sì, ma ricordati anche di chiamare spesso i tuoi familiari e amici (magari organizzando una pizza da remoto!), fai attività fisica, dedica tutto il tempo necessario ai tuoi familiari, e cerca sempre modi nuovi di divertirti.